Sekretariat

Written by admin on . Posted in Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris dan dibantu oleh tiga kepala sub bagian. Tugasnya melaksanakan koordinasi dan pembinaan administrasi yang meliputi urusan Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan, Urusan Umum dan Kepegawaian, serta urusan Keuangan.

Fungsi Sekretariat

a. Menghimpun Peraturan Perundang-undangan dan petunjuk teknis lainnya di bidang kepegawaian;

b. Melaksanakan koordinasi intern dan ekstern dalam rangka pengelolaan administrasi kepegawaian yang benar;

c. Pelaksanaan rencana program dan kegiatan kepegawaian;

d. Penyusunan rencana kegiatan, evaluasi dan pelaporan;

e. Pelaksanaan tugas dinas lainnya yang diberikan atasan.

Sekretariat membawahi tiga sub bagian yaitu :

1. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan, dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan.

Tugasnya: Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan. Tugas ini dapat dirinci sebagai berikut:

a. Membuat rencana program kegiatan sub bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan.

b. Mengumpulkan bahan dan pedoman/petunjuk tekhnis RENSTRA, KUA, PPAS, PPA, RKA, DPA, Rencana Kerja Tahunan (RKT), Penetapan Kerja (PK), LAKIP, LPPD, LKPJ, Laporan Bulanan dan Laporan lainnya;

c. Menyusun dan mengolah data renstra, KUA, PPAS, PPA, RKA, Rencana Kerja Tahunan (RKT), Penetapan Kerja (PK), LAKIP, LPPD, LKPJ, Laporan Bulanan dan Laporan lainnya;

d. Mendistribusikan tugas-tugas tertentu dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan sehingga pelaksanaan tugas berjalan lancar;

e. Memantau, mengawasi, mengevaluasi pelaksanaan tugas dan kegiatan bawahan untuk mengetahui tugas-tugas yang telah dan belum dilaksanakan;

f. Membuat, mengoreksi dan memaraf naskah dinas untuk menghindari kesalahan;

g. Menghimpun dan mengolah data dalam rangka penyusunan laporan bulanan, triwulan dan tahunan;

h. Menghimpun dan mengolah data dalam rangka penyusunan RENSTRA, LAKIP, Laporan Pertanggungjawaban dan Memori;

i. Melaporkan perkembangan pegawai setiap bulan, tri wulan, semester dan tahunan;

j. Melaksanaan tugas dinas lainnya yang diberikan atasan.

2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Tugasnya : Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Tugas ini dapat dirinci sebagai berikut:

a. Menghimpun Peraturan Perundang-undangan di bidang kepegawaian; sebagai pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan tugas pengelolaan Kepegawaian

b. Mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk tekhnis di bidang tata usaha, surat-menyurat dan kearsipan;

c. Membuat rencana program kegiatan sub bagian umum dan kepegawaian;

d. Menyiapkan konsep Naskah Dinas, mengoreksi/meneliti kebenaran dan memaraf naskah dinas yang akan ditanda tangani/ paraf atasan untuk menghindari kesalahan;

e. Menghimpun dan mengolah data dalam rangka pengangkatan Tenaga Non PNS;

f. Menghimpun dan mengolah data dalam rangka penyusunaan daftar nominatif PNS;

g. Menghimpun dan mengolah data dalam rangka pengajuan usulan Penetapan:

- Kartu istri/suami,

- Kartu Pegawai dan Taspen;

- Tanda Penghargaan Satya Lencana Karya Satya;

h. Menghimpun dan mengolah data Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG);

i. Melakukan klasifikasi dan klarifikasi serta penertiban pendistribusian surat masuk dan keluar menurut jenis dan sifat surat;

j. Menghimpun dan mengolah perpustakaan dan Arsip pedoman/ peraturan perundang-undangan di bidang Kepegawaian

k. Menyiapkan segala dokumen untuk urusan perjalanan dinas pegawai/pejabat;

l. Melakukan urusan rumah tangga Badan

m. Melakukan penatausahaan barang inventaris Badan

n. Mempersiapkan Notulen rapat-rapat dinas dan keprotokoleran Badan;

o. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sub bagian umum dan kepegawaian;

p. Memimpin dan melakukan pembinaan Pegawai/staf dibawahnya

q. Melaksanaan tugas dinas lainnya yang diberikan atasan.

3. Sub Bagian Keuangan

Tugasnya: Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program sub bidang keuangan. Tugas ini dapat dirinci sebagai berikut:

a. Mengumpulkan bahan, pedoman/petunjuk tekhnis di bidang keuangan;

b. Membuat rencana program kegiatan sub Badan Kepegawaian;

c. Menyusun dokumen Perencanaan anggaran penerimaan dan pengeluaran Badan;

d. Melaksanakan Penatausahaan Program dan kegiatan administrasi keuangan;

e. Menghimpun data pembuatan laporan keuangan;

f. Menyiapkan konsep, meneliti/mengoreksi dan memaraf naskah dinas yang akan ditanda tangani/paraf atasan untuk menghindari kesalahan;

g. Menghimpun dan mengolah data dalam rangka penyusunan RKA/DPA;

h. Memimpin dan melakukan pembinaan Pegawai/staf dibawahnya

i. Melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan atasan.

Print